Cách chọn hạ tầng để CRM vận hành ổn định khi dữ liệu tăng

Khi số lượng khách hàng, người dùng và dữ liệu tăng, hệ thống CRM cũng cần nhiều tài nguyên hơn để duy trì hiệu suất ổn định. Vì vậy, lựa chọn hạ tầng phù hợp ngay từ đầu là yếu tố quan trọng để hạn chế tình trạng quá tải, gián đoạn và khó mở rộng. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn Cloud Server cho CRM. 

Vì sao hạ tầng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất CRM?

Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) không chỉ là công cụ hỗ trợ mà chính là xương sống quyết định sự thành bại và hiệu suất của một hệ thống Quản trị Quan hệ Khách hàng (CRM). Hạ tầng công nghệ tác động trực tiếp đến hiệu quả của CRM thông qua những khía cạnh sau: 

Nền tảng tự động hóa CRM

Hiệu suất của CRM được đo lường qua khả năng thực hiện 4 nhiệm vụ: Nhận diện, Phân biệt, Tương tác và Cá nhân hóa khách hàng. Không có một hệ thống hạ tầng CNTT mạnh mẽ, doanh nghiệp không thể xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ để nhận biết từng nhu cầu riêng biệt. 

Hạ tầng công nghệ cho phép tự động hóa quá trình phân tích và ghi nhớ lịch sử giao dịch của hàng triệu khách hàng cùng lúc, từ đó hiện thực hóa mục tiêu "cá nhân hóa trải nghiệm" ở quy mô lớn, điều mà sức người thao tác thủ công không thể đạt được.

Đảm bảo tính liên tục và tức thời

Sự phát triển của hạ tầng mạng lưới Internet và các nền tảng thương mại điện tử giúp hệ thống CRM không bị giới hạn về không gian và thời gian. Hạ tầng viễn thông/Internet ổn định cho phép doanh nghiệp duy trì các kênh hỗ trợ khách hàng đa điểm chạm (omnichannel), thu thập phản hồi theo thời gian thực và cung cấp sản phẩm/dịch vụ qua các cổng thông tin điện tử một cách nhanh chóng nhất.

Kết nối với các hệ thống nghiệp vụ

CRM thường không hoạt động độc lập mà cần trao đổi dữ liệu với những hệ thống khác trong doanh nghiệp, đặc biệt là ERP và các ứng dụng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Trong khi CRM tập trung vào các hoạt động hướng tới khách hàng như bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng, ERP quản lý nhiều quy trình phía sau như đơn hàng, tài chính, sản xuất hoặc phân phối. Khả năng kết nối giữa các hệ thống giúp dữ liệu khách hàng và dữ liệu nghiệp vụ được chia sẻ xuyên suốt, hạn chế tình trạng thông tin bị phân tán giữa nhiều bộ phận.

Hạ tầng hỗ trợ tập trung và quản lý dữ liệu khách hàng

Dữ liệu CRM có thể được tạo ra từ nhiều nguồn như giao dịch bán hàng, lịch sử tương tác, hoạt động marketing, dịch vụ khách hàng và các kênh trực tuyến. Nếu dữ liệu nằm rải rác trên nhiều hệ thống, doanh nghiệp sẽ khó hình thành cái nhìn thống nhất về từng khách hàng.

Các thành phần như database và Data Warehouse giúp tập trung, liên kết và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn thành thông tin có thể sử dụng. Nhờ đó, CRM có thể hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện khách hàng, phân nhóm, theo dõi lịch sử tương tác và hiểu rõ hơn nhu cầu của từng nhóm khách hàng. 

Tiêu chí lựa chọn hạ tầng Cloud Server tốt nhất cho CRM

Cloud Server cho CRM cần được lựa chọn dựa trên quy mô dữ liệu, số lượng người dùng, mức độ tích hợp và yêu cầu vận hành thực tế. Thay vì chỉ quan tâm đến cấu hình CPU, RAM hoặc giá thuê, doanh nghiệp nên đánh giá toàn diện khả năng xử lý, lưu trữ, kết nối, mở rộng và bảo vệ dữ liệu của hạ tầng.

CPU và RAM phù hợp với workload CRM

CPU và RAM ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xử lý request, vận hành các tiến trình ứng dụng và phục vụ nhiều người dùng đồng thời. Tuy nhiên, không nên xác định cấu hình Cloud Server chỉ dựa trên tổng số tài khoản CRM.

Doanh nghiệp cần đánh giá nhiều yếu tố như:

• Số người dùng truy cập đồng thời.
• Khối lượng request trong giờ cao điểm.
• Số lượng module đang vận hành.
• Workflow và Automation.
• Tác vụ chạy nền.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu.
• API và các hệ thống tích hợp.
• Database chạy chung hay tách khỏi Application Server.

Vì vậy, cấu hình CPU và RAM nên được xác định từ workload thực tế, sau đó tiếp tục theo dõi mức sử dụng tài nguyên để nâng cấp khi nhu cầu tăng.

Storage đáp ứng tốc độ tăng của dữ liệu CRM

CRM liên tục tích lũy dữ liệu trong suốt quá trình doanh nghiệp hoạt động. Bên cạnh hồ sơ khách hàng, hệ thống còn có thể lưu lịch sử tương tác, hoạt động bán hàng, cơ hội kinh doanh, báo giá, đơn hàng, yêu cầu hỗ trợ, file đính kèm và log. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn dung lượng Storage dựa trên kích thước database tại thời điểm triển khai. 

Ngoài dung lượng, hiệu năng đọc/ghi của Storage cũng cần được quan tâm, đặc biệt với CRM có database lớn hoặc thường xuyên thực hiện truy vấn, báo cáo và xử lý nhiều giao dịch cùng lúc.

Cloud Server nên có khả năng mở rộng Storage khi dữ liệu tăng để hạn chế việc phải di chuyển hoặc thiết kế lại toàn bộ hệ thống sau một thời gian sử dụng.

Network có băng thông và độ trễ phù hợp

CRM là hệ thống có mức độ tương tác cao. Mỗi thao tác như đăng nhập, tìm kiếm khách hàng, mở hồ sơ, cập nhật thông tin hoặc tạo giao dịch đều tạo ra quá trình trao đổi dữ liệu giữa người dùng và máy chủ.

Vì vậy, hiệu suất CRM không chỉ phụ thuộc vào CPU và RAM mà còn chịu ảnh hưởng bởi băng thông và độ trễ mạng.

Khi lựa chọn Cloud Server cho CRM, doanh nghiệp nên xem xét:

• Vị trí Data Center so với phần lớn người dùng.
• Băng thông kết nối.
• Độ trễ mạng.
• Chất lượng đường truyền trong giờ cao điểm.
• Kết nối tới hệ thống nội bộ.
• Kết nối tới ERP, Database hoặc các nền tảng khác.
• Khả năng thiết lập VPN khi cần kết nối riêng.

Cloud Server có vị trí Data Center phù hợp với người dùng chính có thể giúp giảm độ trễ và cải thiện khả năng phản hồi của CRM, đặc biệt khi nhân viên Sales hoặc Customer Service liên tục thao tác trên hệ thống trong ngày.

Khả năng mở rộng khi người dùng và dữ liệu tăng

Workload của CRM thường tăng theo quá trình phát triển của doanh nghiệp. Khi có thêm khách hàng, nhân viên, giao dịch, chiến dịch Marketing và hệ thống tích hợp, lượng tài nguyên CRM cần sử dụng cũng có thể tăng theo. 

Ở quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể triển khai CRM trên một Cloud Server. Khi workload tăng, hệ thống có thể cần tách database khỏi Application Server hoặc bổ sung thêm các máy chủ ứng dụng để phân phối tải.

Một hạ tầng có khả năng mở rộng tốt giúp doanh nghiệp chủ động bổ sung tài nguyên theo nhu cầu thay vì phải đầu tư dư thừa ngay từ đầu.

Tính sẵn sàng cao và hạn chế Single Point of Failure

Khi CRM trở thành hệ thống phục vụ trực tiếp hoạt động Sales, Marketing hoặc chăm sóc khách hàng, sự cố máy chủ có thể khiến nhiều bộ phận cùng bị gián đoạn.

Nếu toàn bộ ứng dụng, database và dữ liệu đều phụ thuộc vào một máy chủ duy nhất, máy chủ đó có thể trở thành Single Point of Failure của hệ thống.

Với các CRM quan trọng, doanh nghiệp nên cân nhắc kiến trúc có khả năng dự phòng thông qua:

• Nhiều Application Server.
• Load Balancer.
• Server Cluster.
• Database dự phòng.
• Cơ chế Failover.
• Backup và Disaster Recovery.

Ví dụ, Load Balancer có thể phân phối request giữa nhiều Application Server. Khi một node gặp sự cố, lưu lượng có thể được chuyển sang những node còn hoạt động thay vì khiến toàn bộ CRM ngừng phục vụ.

Do đó, ngoài cấu hình của từng Cloud Server, doanh nghiệp cần xem xét SLA, khả năng triển khai High Availability và phương án xử lý khi một thành phần hạ tầng gặp sự cố.

Bảo mật và Backup dữ liệu CRM 

CRM thường lưu trữ nhiều dữ liệu quan trọng liên quan đến khách hàng và hoạt động kinh doanh. Vì vậy, bảo mật cần được triển khai theo nhiều lớp thay vì chỉ cài đặt CRM trên một Cloud Server và đưa trực tiếp ra Internet.

Với CRM đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cũng nên xác định RTO và RPO để biết hệ thống cần được phục hồi trong bao lâu và mức dữ liệu tối đa có thể chấp nhận mất khi xảy ra sự cố. 

Giải pháp VNPT Cloud Server toàn diện cho hệ thống CRM

 Với các hệ thống CRM self-hosted hoặc CRM do doanh nghiệp tự phát triển, VNPT Cloud Server cung cấp hạ tầng máy chủ đám mây linh hoạt, giúp doanh nghiệp chủ động tài nguyên và giảm áp lực đầu tư, vận hành máy chủ vật lý. Dịch vụ cho phép tùy chỉnh vCPU, RAM, Storage và Network theo nhu cầu thực tế của hệ thống.

Khi triển khai CRM trên VNPT Cloud Server, doanh nghiệp có thể nhận được những lợi ích như:

• Linh hoạt mở rộng theo quy mô CRM: CPU, RAM và dung lượng lưu trữ có thể được điều chỉnh khi số lượng người dùng, dữ liệu khách hàng hoặc workload tăng, giúp hạn chế tình trạng thiếu tài nguyên khi hệ thống phát triển.
• Duy trì hệ thống ổn định: VNPT Cloud Server công bố mức SLA 99,99%, phù hợp với các ứng dụng doanh nghiệp cần duy trì khả năng truy cập thường xuyên như CRM.
• Tối ưu chi phí hạ tầng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn tài nguyên theo nhu cầu và thanh toán dựa trên mức sử dụng thực tế, thay vì phải đầu tư trước máy chủ vật lý với cấu hình lớn.
• Chủ động sao lưu và phục hồi: Dịch vụ hỗ trợ sao lưu tự động hoặc thủ công và khôi phục dữ liệu khi cần, giúp doanh nghiệp tăng khả năng bảo vệ dữ liệu CRM trước các sự cố trong quá trình vận hành.
• Quản lý hạ tầng thuận tiện: Giao diện quản lý tập trung cho phép đội ngũ IT theo dõi, phân bổ và quản lý tài nguyên Cloud Server trên một nền tảng, đồng thời có thể truy cập và quản trị máy chủ từ xa qua Internet.
• Hạ tầng Data Center tại Việt Nam: VNPT công bố sở hữu 8 Data Center đạt chuẩn Uptime Tier III cùng hệ thống mạng truyền dẫn trong nước và quốc tế, tạo nền tảng kết nối cho các hệ thống doanh nghiệp triển khai trên Cloud.

Nhờ khả năng mở rộng tài nguyên linh hoạt, duy trì tính sẵn sàng và tối ưu chi phí theo nhu cầu sử dụng, VNPT Cloud Server giúp doanh nghiệp xây dựng hạ tầng CRM có khả năng thích ứng khi lượng dữ liệu và quy mô người dùng tăng theo thời gian.

Nếu doanh nghiệp đang triển khai CRM mới hoặc hệ thống hiện tại bắt đầu gặp giới hạn về tài nguyên, hãy liên hệ VNPT Cloud để được tư vấn cấu hình Cloud Server phù hợp với số lượng người dùng, quy mô dữ liệu và workload thực tế của hệ thống CRM.