FinOps là gì? Lợi ích và 03 giai đoạn vòng đời FinOps

FinOps là gì và tại sao nó lại trở thành khái niệm quan trọng hơn bao giờ hết trong kỷ nguyên số? Mặc dù chuyển đổi lên đám mây (Cloud Migration) mang lại sự linh hoạt tuyệt vời, nhưng nó thường đi kèm gánh nặng hóa đơn cuối tháng khiến nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu. Để giải bài toán cân bằng giữa tốc độ phát triển công nghệ và ngân sách hạ tầng, FinOps chính là chiếc phao cứu sinh giúp kiểm soát chi phí hiệu quả. Hãy cùng VNPT Cloud tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.

FinOps là gì?

FinOps (Dịch: Hoạt động tài chính đám mây) là sự kết hợp giữa Finance (tài chính) và DevOps, dùng để chỉ một bộ nguyên tắc và thực hành văn hóa giúp tối đa hóa giá trị kinh doanh từ nền tảng đám mây và công nghệ. FinOps cho phép ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu và tạo lập trách nhiệm tài chính rõ ràng thông qua sự phối hợp giữa các nhóm kỹ thuật, tài chính và kinh doanh.

Một hiểu lầm phổ biến cho rằng FinOps chỉ đơn thuần là “cắt giảm chi tiêu cloud”. Trên thực tế, FinOps hướng đến việc gỡ bỏ rào cản và trao quyền cho đội ngũ kỹ sư triển khai tính năng, ứng dụng hay các dự án migration nhanh hơn.

FinOps mở ra một cuộc đối thoại liên phòng ban về việc khi nào nên đầu tư và nên đầu tư ở mức độ nào. Sẽ có thời điểm doanh nghiệp cần siết chặt chi phí, nhưng cũng có giai đoạn cần mạnh dạn tăng ngân sách. Điều quan trọng là mọi quyết định đều được đưa ra trên cơ sở dữ liệu rõ ràng và minh bạch.

Sự bùng nổ sử dụng hạ tầng cloud ngày càng nhiều khiến cách mua sắm và quản lý hạ tầng CNTT kiểu cũ không còn phù hợp. FinOps giải bài toán này bằng một đội ngũ chuyên trách, chịu trách nhiệm điều phối việc mua và sử dụng dịch vụ cloud, tư vấn cách tối ưu chi phí và tạo ra ngôn ngữ chung giữa kỹ thuật, tài chính và kinh doanh để doanh nghiệp vận hành đám mây hiệu quả hơn.

Ví dụ về cách hoạt động của FinOps trong thực tế

Để hiểu rõ hơn về FinOps, hãy cùng xem ví dụ kinh điển dưới đây về chuyện “chiếc Server bị lãng quên”. Một kỹ sư phần mềm tạo ra một máy chủ ảo (EC2/VM) cấu hình cao để chạy thử nghiệm (test) cho tính năng mới vào chiều thứ Sáu:

Vấn đề (Khi chưa có FinOps): Sau khi test xong, anh ấy tắt máy đi về nhưng quên tắt server. Server bị treo suốt 02 ngày cuối tuần mà không xử lý tác vụ nào cả. Cuối tháng, công ty phải trả tiền cho 48 giờ hoạt động vô nghĩa đó. Khi tình trạng này lặp lại ở nhiều kỹ sư và nhiều project, phần chi phí lãng phí sẽ tăng lên rất lớn.
Giải pháp (Khi có FinOps): Đội ngũ FinOps khắc phục vấn đề này bằng cách thiết lập quy trình, dùng công cụ giám sát và tự động hóa: phát hiện các server có mức sử dụng CPU dưới 5% trong thời gian dài và gửi cảnh báo hoặc tự động tắt vào cuối tuần. Nhờ đó, doanh nghiệp loại bỏ các tài nguyên "thây ma" (Zombie resources) và cắt giảm ngay chi phí dư thừa.

Zombie resource (tài nguyên “thây ma”) là cách gọi trong môi trường cloud dành cho những tài nguyên vẫn tồn tại và tiêu tốn ngân sách, nhưng mang lại rất ít hoặc không còn bất kỳ giá trị nào cho doanh nghiệp.

Lợi ích của FinOps

Lợi ích của FinOps là giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí Cloud, đồng thời tăng tốc độ triển khai sản phẩm và đảm bảo sự ổn định vận hành. Mô hình này thúc đẩy sự minh bạch tài chính, chuyển hóa hạ tầng Cloud từ gánh nặng chi phí thành động lực tăng trưởng.

Minh bạch hóa chi phí

FinOps phân bổ chi phí chính xác (Cost Allocation) cho từng dự án hoặc đội nhóm. Điều này giúp lãnh đạo nhìn thấy rõ dòng tiền đang chảy về đâu, từ đó quy trách nhiệm cụ thể và ngăn chặn việc chi tiêu vượt ngân sách.

Tối ưu chi phí Cloud

Với FinOps, doanh nghiệp đo lường hiệu quả chi phí dựa trên chi phí hạ tầng, chi phí migration (di chuyển hệ thống) và hỗ trợ kỹ thuật. Khi tập trung thiết kế kiến trúc, triển khai và vận hành theo tư duy FinOps, tổ chức vừa giảm được lãng phí trên nền tảng đám mây, vừa giữ được hiệu năng và độ sẵn sàng của hệ thống.

Tăng độ ổn định vận hành

Nhờ quy trình đánh giá dữ liệu liên tục, FinOps giúp kỹ sư tránh tình trạng cắt giảm tài nguyên quá đà gây ảnh hưởng hiệu năng. Việc lựa chọn cấu hình phù hợp đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, đáp ứng đúng cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) với khách hàng mà không gây lãng phí.

Tăng tốc độ triển khai

FinOps giúp tăng tốc đưa sản phẩm ra thị trường bằng cách cân bằng giữa tốc độ và kiểm soát. Quy trình này cho phép developer tập trung tối đa vào việc ra mắt sản phẩm thay vì lo ngại thủ tục hành chính. Kết quả là doanh nghiệp sở hữu lợi thế cạnh tranh nhờ khả năng triển khai nhanh, biến hạ tầng Cloud thành công cụ tạo ra doanh thu thực sự.

Thúc đẩy hợp tác giữa tài chính, kinh doanh và kỹ thuật

Trước đây, đội ngũ kỹ thuật và tài chính thường hoạt động tách biệt. Kỹ sư muốn tốc độ, Tài chính muốn tiết kiệm. Lợi ích của FinOps là tạo ra một ngôn ngữ chung giúp bộ phận Tài chính hiểu được tính chất biến đổi của Cloud, và giúp kỹ sư hiểu được tác động tài chính của kiến trúc hệ thống.

Các bên liên quan chính của FinOps

Trong mô hình FinOps, việc tối ưu chi phí Cloud không chỉ là việc của riêng team tài chính hay kỹ thuật, mà là toàn bộ nỗ lực phối hợp của nhiều nhóm khác nhau trong tổ chức. FinOps Foundation xác định 5 nhóm stakeholder (bên liên quan) chính cùng tham gia vào hành trình này:

Lãnh đạo cấp cao (Executive): Các CTO, CIO, CFO,... định hướng chiến lược, phê duyệt ngân sách Cloud, yêu cầu minh bạch chi phí và đảm bảo các bộ phận không vượt rào ngân sách.
Chủ kinh doanh (Product owner): Là những người chịu trách nhiệm về sản phẩm và doanh thu, như quản lý sản phẩm, quản lý vận hành kinh doanh. Họ cần sử dụng Cloud một cách thông minh: đủ linh hoạt để ra mắt tính năng mới, thúc đẩy tăng trưởng, nhưng vẫn kiểm soát tốt chi phí và hiệu quả đầu tư.
Kỹ thuật và vận hành: Gồm developer, system engineer, cloud architect, team vận hành dịch vụ… Đây là nhóm trực tiếp tiêu thụ tài nguyên Cloud. Khi được cung cấp dữ liệu chi phí rõ ràng, họ có thể điều chỉnh cấu hình, kiểm soát tài nguyên hợp lý, xử lý bất thường chi phí và góp phần giảm lãng phí mà không đánh đổi chất lượng hệ thống.
Tài chính và mua sắm: Nhóm này sử dụng số liệu từ FinOps để lập ngân sách, dự báo chi phí, xây dựng báo cáo cho ban lãnh đạo. Đồng thời, họ đàm phán với nhà cung cấp Cloud (giá, chiết khấu, gói cam kết) để doanh nghiệp có điều kiện thương mại tốt hơn.
Chuyên gia FinOps: Đây là “đầu mối chuyên môn” về FinOps, đóng vai trò kết nối giữa kinh doanh - kỹ thuật - tài chính. Họ thiết kế quy trình, nguyên tắc, báo cáo và hướng dẫn các bên sử dụng dữ liệu chi phí Cloud để cùng tối ưu chi tiêu và nâng cao giá trị thu được từ nền tảng đám mây.

03 Giai đoạn vòng đời của FinOps

Việc áp dụng FinOps đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa trong tổ chức. Các nhóm kỹ thuật, tài chính và kinh doanh không thể hoạt động tách biệt như trước đây. FinOps yêu cầu mọi bên liên quan cùng nhìn nhận chi phí cloud như một chỉ số hiệu suất, giống như hiệu năng hệ thống hay tốc độ phát triển sản phẩm.

FinOps Foundation mô tả hành trình FinOps gồm ba giai đoạn: Inform - Optimize - Operate. Điểm đặc biệt là một doanh nghiệp có thể ở nhiều giai đoạn cùng lúc, tùy theo mức độ trưởng thành của từng nhóm. FinOps không phải là một vòng đời có điểm kết thúc, mà là quá trình lặp lại liên tục khi tổ chức mở rộng quy mô cloud.

Dưới đây là 03 giai đoạn chính trong hoạt động của FinOps:

Thông tin (Inform)

Inform là giai đoạn đầu tiên của FinOps, tập trung vào việc làm rõ bức tranh chi phí và cách doanh nghiệp đang sử dụng cloud. Ở giai đoạn này, mục tiêu là cung cấp thông tin đủ chi tiết để các bên có thể đưa ra quyết định sử dụng cloud một cách hợp lý về chi phí.

Khi đội ngũ IT nắm được những tài nguyên nào đang được triển khai, thuộc môi trường nào và do đơn vị nào sử dụng, họ sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về chi tiêu cloud. Từ đó, chi phí có thể được gắn với từng phòng ban, sản phẩm hoặc ứng dụng cụ thể, và áp dụng cơ chế phân bổ/hoàn trả (chargeback) phù hợp.

Ví dụ, với hóa đơn cloud 50.000.000 VNĐ/tháng, đội ngũ FinOps có thể xác định phần chi phí dành cho các ứng dụng phục vụ nghiệp vụ tài chính nội bộ và phần chi cho hệ thống khác.

Tối ưu hóa (Optimize)

Optimize là giai đoạn “vặn các nút tiết kiệm” khi đã nhìn rõ bức tranh chi tiêu. Doanh nghiệp sử dụng các đòn bẩy như rightsizing (tối ưu cấu hình tài nguyên), tự động bật/tắt workload không cần chạy liên tục và cải thiện kế hoạch đặt trước tài nguyên (reservation) để tận dụng chiết khấu từ nhà cung cấp đám mây khi có cam kết sử dụng dài hạn.

Tối ưu chi phí là trọng tâm của Cloud FinOps. Các công cụ quản lý chi phí kết hợp tự động hóa để biến các cơ hội tối ưu ở giai đoạn Inform thành khoản tiết kiệm thực tế và cắt giảm chi tiêu lãng phí. Mục tiêu là tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo tài nguyên Cloud đủ phục vụ nhu cầu của các bên liên quan.

Vận hành (Operate)

Operate là giai đoạn duy trì và nâng cao giá trị Cloud về lâu dài. Doanh nghiệp liên tục đối chiếu chi tiêu Cloud với mục tiêu kinh doanh, thiết lập chính sách, quy trình và workflow chuẩn trên nền tảng quản trị Cloud.

Khi cả ba giai đoạn Inform - Optimize - Operate vận hành trơn tru, tổ chức vừa kiểm soát được hóa đơn Cloud, vừa tối đa hóa giá trị từ khoản đầu tư vào đám mây.

06 Nguyên tắc cốt lõi của FinOps

FinOps Foundation vạch ra 6 nguyên tắc để hướng dẫn việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong mô hình FinOps. Các nguyên tắc này không phân chia thứ bậc mà nên được áp dụng kết hợp xuyên suốt vòng đời FinOps:

Phối hợp đa bộ phận: Phá bỏ rào cản giữa Tài chính và Kỹ thuật. Hai bên cần làm việc cùng nhau để cân bằng giữa tốc độ phát triển và kiểm soát chi phí, coi hiệu quả chi phí là một chỉ số kỹ thuật quan trọng.
Trách nhiệm theo từng team: Trao quyền và trách nhiệm cho từng cá nhân/đội nhóm. Các kỹ sư cần chủ động quản lý việc sử dụng Cloud và đảm bảo chi tiêu nằm trong ngân sách của mình ngay từ đầu.
Thiết lập đội FinOps chính: Cần một nhóm FinOps chuyên trách để quản lý vĩ mô: thực hiện đàm phán giá, mua các gói cam kết (Reserved Instances) và phân bổ chiết khấu cho toàn tổ chức để đạt mức giá tốt nhất.
Báo cáo kịp thời và minh bạch: Dữ liệu chi phí phải được cung cấp gần như thời gian thực (Real-time). Điều này giúp các team ra quyết định nhanh chóng, sửa chữa sai sót ngay lập tức thay vì chờ báo cáo cuối tháng.
Quyết định dựa trên giá trị kinh doanh: Mục tiêu không chỉ là "cắt giảm chi phí" mà là "tối đa hóa giá trị". Đôi khi tăng chi phí Cloud là tốt nếu nó mang lại doanh thu và tốc độ tăng trưởng cao hơn.
Tận dụng mô hình biến phí của Cloud: Cloud là chi phí linh hoạt (dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu). Doanh nghiệp cần tận dụng lợi thế này bằng cách liên tục điều chỉnh quy mô (rightsizing) và so sánh giá để tối ưu hóa dòng tiền.

FinOps và tương lai của hoạt động tài chính đám mây

Trong những năm tới, điện toán đám mây được dự báo sẽ phổ biến hơn, nhưng cũng phức tạp hơn trong cách triển khai và vận hành. Theo phân tích của Gartner, 04 xu hướng chính sau sẽ định hình thị trường Cloud Computing:

Cloud Ubiquiti: Đến năm 2026, chi tiêu cho public cloud được ước tính sẽ vượt mốc 45% tổng chi tiêu CNTT của doanh nghiệp, tăng mạnh so với mức dưới 17% vào năm 2021.
Regional cloud ecosystems (Hệ sinh thái cloud theo khu vực/ngành dọc): Các dịch vụ cloud theo vùng địa lý và theo ngành dọc (vertical) ngày càng phát triển. Doanh nghiệp đang có xu hướng đa dạng hóa chiến lược cloud, kết hợp thêm các nhà cung cấp ở ngoài quốc gia và sử dụng nhiều dịch vụ cloud chuyên cho từng ngành.
Sustainability (Tính bền vững): Trong tương lai gần, các tiêu chuẩn và yêu cầu về phát triển bền vững hạ tầng CNTT sẽ khắt khe hơn, khiến việc lựa chọn nhà cung cấp Cloud phụ thuộc nhiều vào cam kết và sáng kiến bền vững của họ.
Programmable cloud infrastructure (Hạ tầng cloud có thể lập trình): Các nền tảng đám mây được quản lý toàn diện, tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) từ các nhà cung cấp Cloud lớn (CSP) sẽ dần trở thành lựa chọn phổ biến.

Tập hợp các xu hướng này đang gia tăng áp lực lên việc quản trị tài chính trên nền tảng đám mây. Đồng thời điều này càng nhấn mạnh sự cần thiết của việc xây dựng và triển khai một khung FinOps toàn diện, bài bản để kiểm soát chi phí và tối ưu giá trị đầu tư Cloud.

Việc hiểu đúng FinOps là gì không chỉ giúp doanh nghiệp giải bài toán về ngân sách mà còn tạo ra ngôn ngữ chung gắn kết giữa kỹ thuật và tài chính. Đây là bước chuyển mình cần thiết để biến hạ tầng đám mây từ chi phí đơn thuần thành lợi thế cạnh tranh thực sự. Hãy bắt đầu chiến lược tối ưu hóa và quản trị minh bạch ngay hôm nay cùng sự đồng hành của VNPT Cloud.