Hiểu rõ Cloud TCO để tối ưu chi phí sở hữu trên đám mây

Chi phí là một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp cân nhắc chuyển từ hạ tầng on-premise lên Cloud. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần hiểu rõ tổng chi phí sở hữu (Cloud TCO) để ước tính lợi tức đầu tư mà điện toán đám mây mang lại. Bài viết này VNPT Cloud sẽ phân tích chi tiết các thành phần chi phí trong Cloud TCO là gì, đồng thời cung cấp hướng dẫn để tính toán ROI chính xác. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện để đưa ra quyết định di chuyển lên cloud thông minh và hiệu quả.

Cloud TCO là gì

Cloud TCO (Total Cost of Ownership) là một chỉ số đo lường tổng chi phí sở hữu mà doanh nghiệp phải chịu khi vận hành các khối lượng công việc trên Cloud. Chỉ số này bao gồm các yếu tố như chi phí đăng ký dịch vụ, phí lưu trữ, băng thông, chi phí bảo trì hỗ trợ vận hành, nhân sự,... Bất kỳ công cụ hoặc nguồn nhân lực nào cần thiết để áp dụng, di chuyển, vận hành, quản lý và tối ưu hóa môi trường đám mây cũng được xem xét trong TCO Cloud. 

Cloud TCO giúp tổ chức đánh giá tác động chi phí thực sự của các giải pháp đám mây (cloud) so với các giải pháp tại chỗ (on-premise). Tuy nhiên, mỗi tổ chức có cách tiếp cận khác nhau đối với việc di chuyển và ứng dụng đám mây, do đó mô hình Cloud TCO của các bên cũng sẽ khác nhau.

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến Cloud TCO

Chi phí lưu trữ (Storage)

Phí Storage phụ thuộc vào dung lượng và loại dữ liệu được lưu trữ trên đám mây. Các nhà cung cấp thường tính phí dựa trên dung lượng, tần suất truy xuất và mức độ sao lưu dự phòng dữ liệu. Việc chọn giữa các lớp lưu trữ như storage standard (tài liệu truy cập thường xuyên), Infrequent Access (tài liệu ít truy cập) ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách.

Các chính sách quản lý vòng đời dữ liệu (data lifecycle) đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách triển khai chiến lược lưu trữ dạng Cold Storage, cho phép sao lưu dài hạn với giá thành thấp.

Chi phí tính toán (Compute)

Chi phí compute phụ thuộc trực tiếp vào loại instance, mức tài nguyên được cấp phát và mô hình gói giá mà doanh nghiệp lựa chọn (Ví dụ: on-demand, reserved hay spot instance). Mỗi lựa chọn đều có cấu trúc chi phí khác nhau, do đó việc chọn đúng instance theo đặc thù khối lượng công việc (workload) là chìa khóa giảm thiểu dư thừa tài nguyên.

Để tối ưu được điều này, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng autoscaling tự động tăng giảm tài nguyên theo tải thực tế và áp dụng rightsizing để điều chỉnh cấu hình phù hợp với nhu cầu ứng dụng. Điều này giúp giảm lãng phí tài nguyên và kiểm soát chi phí compute hiệu quả.

Chi phí mạng (Network)

Chi phí network bao gồm chi phí truyền dữ liệu (data transfer) và quản lý lưu lượng trên các dịch vụ cloud. Hầu hết nhà cung cấp tính phí data egress (dữ liệu đi ra khỏi hệ thống) và khoản này có thể tăng mạnh nếu không kiểm soát.

Để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần hiểu rõ và tối ưu hóa data transfer bằng cách chọn khu vực triển khai (region) tối ưu và hạn chế tối đa việc truyền dữ liệu không cần thiết giữa các khu vực. Ngoài ra, sử dụng CDN (mạng phân phối nội dung) cũng là một cách để giảm chi phí bằng cách đưa dữ liệu đến gần end-user hơn. 

Chi phí sao lưu và phục hồi

Chi phí sao lưu và phục hồi (backup & recovery) bao gồm các khoản tiền liên quan quan đến việc bảo mật dữ liệu và duy trì hoạt động khi xảy ra sự cố. Mặc dù các giải pháp đám mây có khả năng mở rộng linh hoạt, chi phí sẽ tăng theo tần suất sao lưu, dung lượng dữ liệu và mục tiêu khôi phục (RTO/RPO).

Doanh nghiệp có thể tối ưu bằng cách điều chỉnh lịch backup, thiết lập chính sách lưu trữ hợp lý, ưu tiên dữ liệu quan trọng và sử dụng incremental backup (chỉ sao lưu một phần) thay vì full backup (sao lưu toàn bộ). Việc cân bằng giữa tốc độ phục hồi và chi phí là yếu tố cốt lõi.

>> Xem Giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu từ VNPT Cloud

Chi phí bảo mật và tuân thủ

Chi phí bảo mật và tuân thủ (security & compliance) là thành phần quan trọng của chỉ số Cloud TCO. Điều này bao gồm triển khai giải pháp bảo mật, đáp ứng yêu cầu pháp lý và quản trị rủi ro. Các nhà cung cấp thứ ba thường cung cấp giải pháp bảo mật tích hợp, thường là bắt buộc và có thể phát sinh thêm chi phí.

Tuân thủ các quy định trong nước và quốc tế đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư liên tục. Các hoạt động như kiểm toán định kỳ, cập nhật bảo vệ dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn (ISO/IEC 27001, PCI DSS,...) đều làm tăng chi phí. Việc quản trị chủ động những yếu tố này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Chi phí di chuyển lên mây (Cloud migration)

Chi phí di chuyển lên cloud bao gồm quá trình chuyển đổi từ hệ thống tại chỗ (on premise) sang cơ sở hạ tầng điện toán đám mây (Cloud computing). Phí này bao gồm truyền dữ liệu, tái cấu trúc (refactor) ứng dụng, thời gian ngừng hoạt động (downtime) tiềm ẩn và ảnh hưởng năng suất trong suốt quá trình chuyển đổi. Một phần lớn chi phí lớn đến từ việc cần tái cấu trúc ứng dụng để phù hợp môi trường cloud-native.

Xây dựng một chiến lược cloud migration rõ ràng giúp tối ưu tài nguyên và hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Cân nhắc việc hợp tác với các chuyên gia về cloud migration và sử dụng các công cụ hỗ trợ truyền tải dữ liệu để  giảm thiểu chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

>> Xem & đăng ký tư vấn Giải pháp Cloud Migration

Chi phí vận hành và bảo trì

Chi phí vận hành và bảo trì trên môi trường cloud cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo TCO duy trì ở mức tối ưu. Các chi phí này bao gồm quản lý dịch vụ hằng ngày, cập nhật hệ thống định kỳ và xử lý sự cố. Các ứng dụng cloud-native cũng đòi hỏi giám sát liên tục để đảm bảo hiệu suất ổn định.

Tối ưu chi phí vận hành có thể đạt được nhờ tự động hóa các tác vụ lặp lại. Việc sử dụng phân tích dự báo dựa trên AI cho phép bảo trì chủ động, giảm can thiệp thủ công và cải thiện hiệu năng hệ thống. Theo dõi và điều chỉnh tài nguyên liên tục giúp hoạt động phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Chi phí bản quyền ứng dụng (license)

Chi phí license là một thành phần trực tiếp của TCO trên cloud. Chi phí này bao gồm mức phí sử dụng phần mềm của bên thứ ba hoặc các giấy phép nền tảng được triển khai trên môi trường đám mây. Mô hình cấp phép rất đa dạng và có thể ảnh hưởng đáng kể đến TCO tùy theo mức sử dụng và nhu cầu mở rộng.

Doanh nghiệp có thể giảm chi phí bằng cách đàm phán điều khoản license linh hoạt, xem xét phần mềm mã nguồn mở hoặc dịch vụ tính phí theo mức sử dụng. Việc rà soát định kỳ theo mức dùng thực tế giúp đảm bảo khoản đầu tư phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Chi phí tư vấn

Nhiều khả năng doanh nghiệp sẽ không có đầy đủ chuyên môn nội bộ để tự thực hiện toàn bộ quá trình chuyển dịch lên đám mây. Trong thực tế, tổ chức thường phải làm việc với nhiều chuyên gia khác nhau như chuyên gia an ninh mạng, đội ngũ managed cloud, hoặc các chuyên gia migration giàu kinh nghiệm. Những khoản phí này cần được tính đầy đủ trong TCO để phản ánh đúng phạm vi và độ phức tạp của dự án chuyển đổi lên đám mây.

Chi phí chìm 

Chi phí chìm là các khoản đầu tư hạ tầng hoặc hệ thống trước đây mà doanh nghiệp không thể thu hồi trong quá trình chuyển dịch sang cloud. Đây là yếu tố có thể tác động đến cách doanh nghiệp đánh giá mức độ khả thi của việc di chuyển lên đám mây. Việc hiểu rõ mối quan hệ giữa khoản đầu tư quá khứ và khả năng tiết kiệm trong tương lai là điều quan trọng đối với các quyết định chiến lược.

Cách tiếp cận tối ưu là xem xét chi phí chìm dưới góc độ chiến lược: đánh giá khách quan giữa chi phí vốn đã bỏ ra và lợi ích dài hạn từ cloud như tối ưu vận hành, khả năng mở rộng và tiết kiệm chi phí OPEX. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên giá trị tương lai thay vì ràng buộc bởi đầu tư quá khứ.

Chi phí rủi ro

Rủi ro dự án là yếu tố tự nhiên khi bắt đầu bất kỳ dự án cloud migration nào. Các thay đổi yêu cầu, sự chậm trễ ngoài dự kiến hoặc chi phí vượt mức đều có thể phát sinh và tác động trực tiếp đến tổng chi phí. Mặc dù khó ước tính chính xác tuyệt đối, doanh nghiệp có thể dự báo chi phí rủi ro bằng cách tham chiếu các dự án tương tự trước đây và trao đổi với chuyên gia migration để xây dựng mức dự phòng hợp lý trong kế hoạch TCO.

Cách tính Cloud TCO

Vì môi trường đám mây của mỗi tổ chức đều khác nhau, do đó không tồn tại một bộ quy trình cố định có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp khi tính Cloud TCO. Tuy nhiên, quá trình này thường được rút gọn thành công thức chung như sau: 

Bước 1. Xác định khung thời gian

Bước đầu tiên là lựa chọn khoảng thời gian phù hợp để theo dõi chi phí vận hành trên cloud. Khung thời gian này cần đủ dài để bao quát các biến động sử dụng theo chu kỳ, chẳng hạn như mức tăng tải vào các mùa cao điểm.

Doanh nghiệp nên tránh tính TCO trong giai đoạn chi tiêu bất thường, đặc biệt là 1–2 tháng ngay sau migration. Đây là thời điểm hệ thống còn trong quá trình thiết lập và tinh chỉnh, khiến chi phí phát sinh không phản ánh chính xác mức vận hành ổn định.

Bước 2. Theo dõi chi phí hạ tầng cloud

Tiếp theo, tổ chức cần thống kê đầy đủ chi phí CPU, bộ nhớ, lưu trữ và data egress (dữ liệu đi ra) trong suốt khung thời gian đã chọn.

Với hệ thống đã chạy trên cloud, có thể sử dụng báo cáo thanh toán (billing) của nhà cung cấp để lấy dữ liệu thực tế.

Với hệ thống chưa chuyển lên cloud, các công cụ định giá (pricing calculator) của nhà cung cấp là giải pháp dự báo chi phí phù hợp.

Bước 3. Đo lường chi phí gián tiếp

Sau khi làm rõ các chi phí trực tiếp, bước tiếp theo là đánh giá chi phí gián tiếp. Đây là một thành phần khó định lượng hơn, bao gồm chi phí nhân sự và chi phí cho các công cụ hỗ trợ quản trị cloud.

Những chi phí này không phải lúc nào cũng gắn hoàn toàn với cloud, nhưng vẫn có thể ước tính phần chi phí liên quan.

Ví dụ: Giả sử một kỹ sư IT tại Việt Nam dành khoảng 60% thời gian cho các hoạt động quản lý và vận hành hệ thống cloud. Tổng chi phí doanh nghiệp phải chi trả cho vị trí này (bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm và các khoản phúc lợi) là 600 triệu đồng/năm. Khi đó, chi phí nhân sự liên quan trực tiếp đến cloud sẽ được tính như sau: 600.000.000 × 0.6 = 360.000.000 đồng/năm, sau đó nhân với tổng số kỹ sư IT tham gia vào công tác quản trị cloud.

Bước 4. Tính chi phí migration

Bên cạnh chi phí vận hành, doanh nghiệp cần tính đến chi phí chuyển đổi ban đầu. Chi phí migration có thể khác nhau tùy theo phương pháp, nhưng thường bao gồm:

• Chi phí lập trình viên để tái cấu trúc (refactor) ứng dụng,
• Chi phí các công cụ hỗ trợ migration 
• Chi phí thuê đơn vị tư vấn hoặc đối tác triển khai.

Dù phần lớn là chi phí một lần, chúng vẫn phải được tính trong TCO vì không thể vận hành trên cloud nếu không thực hiện migration trước. Ngoại lệ duy nhất là những doanh nghiệp vận hành hoàn toàn trên cloud ngay từ đầu.

Bước 5. Ước tính mức tăng trưởng sử dụng cloud

Nếu lượng người dùng hoặc workload dự kiến sẽ tăng trong những năm tiếp theo, mức tăng trưởng này cần được đưa vào mô hình TCO.

Ví dụ: nếu số lượng người dùng tăng 20% mỗi năm và workload phải mở rộng tương ứng, chi phí vận hành cloud cũng cần được giả định tăng 20%.

Bước 6. Thực hiện phép tính TCO

Khi đã có đủ dữ liệu từ các bước trên, Cloud TTO có thể được tính theo công thức sau:

Cloud TTO = [(Chi phí hạ tầng cloud) + (Chi phí gián tiếp) + (Chi phí migration)] × Tỷ lệ tăng trưởng dự kiến × Khung thời gian.

=> Kết quả thu được là tổng chi phí sở hữu trên đám mây trong toàn bộ giai đoạn đã lựa chọn.

Tối ưu chi phí sở hữu Cloud TCO với VNPT Cloud

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc nắm bắt tổng chi phí sở hữu trên đám mây (Cloud TCO) luôn là một thách thức lớn. Các yếu tố như hóa đơn phân mảnh, tài nguyên hay kiến trúc đa cloud và kubernetes phức tạp khiến việc đánh giá chi phí trở nên khó khăn và thiếu chính xác.

Để tính đúng Cloud TCO, doanh nghiệp không chỉ cần theo dõi chi phí trực tiếp như compute hay storage, mà còn phải tính đến nhiều khoản chi ẩn như phí truyền dữ liệu, chi phí dịch vụ SaaS, hoặc lãng phí từ việc cấp phát tài nguyên vượt nhu cầu. Đây đều là những thành phần khó tổng hợp và dễ bị bỏ sót trong quá trình phân tích.

Trong thực tế, việc này thường đòi hỏi nhiều công sức thủ công, sử dụng các công cụ rời rạc và nguồn dữ liệu không đầy đủ, khiến doanh nghiệp khó có được một bức tranh toàn diện về chi tiêu cloud của mình.

Để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu Cloud TCO một cách hiệu quả, có thể áp dụng một số chiến lược trọng tâm sau:

• Giám sát tài nguyên chủ động nhằm loại bỏ tài nguyên dư thừa và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
• Lựa chọn mô hình giá phù hợp dựa trên hành vi sử dụng.
• Tối ưu compute và storage thông qua lifecycle, autoscaling và đánh giá định kỳ.
• Chọn chiến lược migration phù hợp cho từng ứng dụng để cân bằng chi phí và hiệu quả vận hành.
• Giảm chi phí truyền dữ liệu bằng cách tối ưu kiến trúc mạng và hạn chế data egress không cần thiết.

Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án cloud quy mô lớn tại Việt Nam, VNPT Cloud cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu giúp doanh nghiệp đánh giá đúng Cloud TCO, đề xuất lộ trình tối ưu chi phí, lựa chọn kiến trúc phù hợp và xây dựng mô hình vận hành hiệu quả hơn.

Hỗ trợ từ các chuyên gia VNPT Cloud giúp doanh nghiệp tự tin hoạch định ngân sách, quản trị tài nguyên và khai thác hệ thống cloud một cách bền vững.